haben, sind mit einem Katalog verbunden. Die Datenübernahme aus dem
Katalog in den zu bearbeitenden aktuellen Datensatz kann auf zwei
Wegen geschehen.
Über die Tastatur: Springen Sie durch Betätigen der TAB-Taste in das gewünschte Feld. Durch die Tastenkombination Alt-Pfeil unten wird der Katalog geöffnet. Mit den Pfeiltasten wandern Sie im Katalog nach oben/unten und markieren den gewünschten Eintrag. Die Return-Taste übernimmt den Eintrag in den aktuellen Datensatz.
Über die Maus: Ein Klick mit der linken Maustaste öffnet den Katalog. Ein weiterer Klick mit der linken Maustaste übernimmt den gewünschten Katalogeintrag in den aktuellen Datensatz.
Die Kataloge können
über den Menüpunkt Kataloge bearbeitet werden.
Je nach Schulform ist eine unterschiedliche Anzahl von Katalogen verfügbar.
Die meisten Kataloge sind vom Benutzer frei editierbar, d.h. Sie können die Kataloge nach Inhalt und Reihenfolge frei gestalten. Ein Beispiel ist der Katalog Lehrkräfte. Dieser Katalog enthält alle an einer Schule beschäftigten Lehrer und muss von jeder Schule individuell gepflegt werden.
Einige Kataloge sind dageben bereits mit Daten gefüllt und können vom Benutzer nicht geändert werden. Der Katalog Staatsangehörigkeiten ist ein solcher. Dieser Katalog kann lediglich in der Sortierung geändert werden, es können jedoch keine Daten hinzugefügt oder gelöscht werden.
Alle Kataloge sind nach dem gleichen Schema aufgebaut. Die Benutzung wird daher exemplarisch für alle Kataloge an zwei typischen Beispielen erläutert.
1. Beispiel editierbarer Katalog Lehrkräfte
Im Katalog Lehrkräfte werden alle an einer Schule beschäftigten Lehrkräfte individuell für jede Schule verwaltet und sind von jeder Schule einzugeben. Alle im Katalog vorhandenen Informationen sind in einer Tabelle dargestellt. Je nach Katalogart enthält diese Tabelle unterschiedlich viele Spalten. Das wichtigste Bedienungselement zum Editieren der Kataloge ist der Navigator.
Zu jedem Katalog sind verschiedene Sortierkriterien verfügbar; das jeweils eingestellte Kriterium bestimmt auch die Reihenfolge an anderen Stellen im Programm (Ausnahme: Fächerkatalog). Alle Kataloge können alphabetisch nach mindestens einem Feld sortiert werden, bei den Lehrkräften ist dies der Nachname. Alternativ können Sie die Liste auch nach Ihren Vorstellungen frei sortieren. Klicken Sie hierzu auf Benutzerdefiniert als Sortierkriterium. Wählen Sie durch Anklicken in der Liste einen Namen aus, der innerhalb der Liste verschoben werden soll.
Zum Verschieben können Sie die roten Pfeiltasten am rechten Fensterrand verwenden, die einfachen Pfeile verschieben den aktuellen Datensatz um eine Zeile nach oben oder unten, die Doppelpfeile um 10 Zeilen. Alternativ können Sie auch das Popup-Menü verwenden, das sich durch einen rechten Mausklick auf die Tabelle öffnet.
Hinweis:
Falls sich die Sortierreihenfolge nicht ändern lässt, aktivieren
Sie den Schalter Reorganisieren, um die Reihenfolge neu aufzubauen.
Jeder Katalog enthält neben den eigentlichen Kataloginhalten (hier: Name, Titel etc.) noch die Spalte Sichtbar. In dieser Spalte kann festgelegt werden, ob der Listeneintrag bei der Dateneingabe an anderen Stellen des Programmes sichtbar ist. Der Eintrag kann durch einen Doppelklick verändert werden. Durch Deaktivierung des Sichtbarkeitsattributes können Sie einen umfangreichen Katalog auf die aktuellen Bedürfnisse anpassen ohne Datensätze zu löschen.
Beispiel: An einer Schule sind 35 Lehrkräfte beschäftigt, davon 4 derzeit beurlaubt. Diese 4 Lehrkräfte würden mit einem - gekennzeichnet, d.h. sie werden nicht gelöscht und können jederzeit wieder ohne Neueingabe aktiviert werden.
Durch den Schalter Komplement
werden alle aktuelle Einstellungen in der Spalte Sichtbar
in ihr Gegenteil gekehrt.
Alle "nicht editierbaren Kataloge" werden mit einem kompletten Standarddatensatz ausgeliefert, der alle notwendigen Daten bereits enthält. Dieser Datensatz kann vom Benutzer nach seinen individuellen Bedürfnissen sortiert werden, bzw. über den Schalter Sichtbar für die Datenbearbeitung an anderen Stellen des Programmes reduziert werden.
